1. Inledning

Denna integritetspolicy beskriver hur Work Safe i Sverige AB, organisationsnummer 559086-7908, samlar in, använder, lagrar och skyddar dina personuppgifter. Vi värnar om din personliga integritet och strävar efter att alltid skydda dina personuppgifter på bästa sätt. Genom denna policy vill vi informera dig om hur vi behandlar dina personuppgifter och vilka rättigheter du har enligt gällande dataskyddslagstiftning, inklusive EU:s allmänna dataskyddsförordning (GDPR).

2. Definitioner

För att säkerställa tydlighet och förståelse av denna integritetspolicy, definierar vi följande begrepp i enlighet med artikel 4 i GDPR:

Personuppgifter: Varje upplysning som avser en identifierad eller identifierbar fysisk person (nedan kallad en registrerad). En identifierbar fysisk person är en person som direkt eller indirekt kan identifieras särskilt med hänvisning till en identifierare som ett namn, ett identifikationsnummer, en lokaliseringsuppgift, en onlineidentifierare eller en eller flera faktorer som är specifika för den fysiska personens fysiska, fysiologiska, genetiska, psykiska, ekonomiska, kulturella eller sociala identitet.

Behandling: En åtgärd eller kombination av åtgärder beträffande personuppgifter eller uppsättningar av personuppgifter, oberoende av om de utförs automatiserat eller ej, såsom insamling, registrering, organisering, strukturering, lagring, bearbetning eller ändring, framtagning, läsning, användning, utlämning genom överföring, spridning eller tillhandahållande på annat sätt, justering eller sammanförande, begränsning, radering eller förstöring.

Personuppgiftsansvarig: En fysisk eller juridisk person, offentlig myndighet, institution eller annat organ som ensamt eller tillsammans med andra bestämmer ändamålen och medlen för behandlingen av personuppgifter. I detta fall är Work Safe i Sverige AB personuppgiftsansvarig.

Personuppgiftsbiträde: En fysisk eller juridisk person, offentlig myndighet, institution eller annat organ som behandlar personuppgifter för den personuppgiftsansvariges räkning.

Samtycke: Varje slag av frivillig, specifik, informerad och otvetydig viljeyttring, genom vilken den registrerade, antingen genom ett uttalande eller genom en entydig bekräftande handling, godtar behandling av personuppgifter som rör honom eller henne.

Profilering: Varje form av automatisk behandling av personuppgifter som består i att dessa personuppgifter används för att bedöma vissa personliga egenskaper hos en fysisk person, i synnerhet för att analysera eller förutsäga denna fysiska persons arbetsprestationer, ekonomiska situation, hälsa, personliga preferenser, intressen, pålitlighet, beteende, vistelseort eller förflyttningar.

3. Personuppgiftsansvarig

Work Safe i Sverige AB
Organisationsnummer: 559086-7908
Adress: Bergkällavägen 23, 192 79 Sollentuna
E-post: info@worksafesverige.se

Den registrerade rekommenderas att kontakta den ovan nämnda kontaktpersonen i alla frågor som rör behandlingen av personuppgifter och i situationer som gäller utövandet av sina personliga rättigheter.

4. Grund och ändamål för behandlingen av personuppgifter

4.1 Rättslig grund för behandling

Work Safe i Sverige AB behandlar personuppgifter baserat på följande rättsliga grunder:

• Den registrerades samtycke
• Nödvändighet för fullgörande av ett avtal där den registrerade är part
• Nödvändighet för fullgörande av en rättslig förpliktelse som åvilar den personuppgiftsansvarige
• Nödvändighet för personuppgiftsansvariges eller tredje parts berättigade intressen, samt behovet av att förbättra och anpassa våra tjänster för att möta kundernas förväntningar.

4.2 Ändamål med behandlingen och koppling till rättslig grund

Vi behandlar personuppgifter för följande ändamål, kopplat till respektive rättslig grund:

Kundanskaffning och kundvård
Rättslig grund: Berättigat intresse
Behandlingsaktiviteter: Identifiering och kontakt med potentiella kunder, anpassning av kundkommunikation baserat på dokumenterade intressen, samt analys av kundanskaffningsprocesser för optimering av marknadsföringsåtgärder.

Informationsdistribution
Rättslig grund: Samtycke
Behandlingsaktiviteter: Distribution av relevant innehåll och kommersiella erbjudanden till registrerade mottagare, utvärdering av kommunikationseffektivitet genom statistisk analys, samt administration och uppdatering av prenumerationsregister.

E-handelsverksamhet
Rättslig grund: Fullgörande av avtal
Behandlingsaktiviteter: Fullgörande av köpeavtal inklusive ordermottagning, leverans och returhantering, genomförande av betalningstransaktioner och fakturahantering, personalisering av kundupplevelsen genom datadriven produktrekommendation samt förvaltning av kundkonton och transaktionshistorik.

Marknadsföringsaktiviteter
Rättslig grund: Berättigat intresse och samtycke (beroende på aktivitet)
Behandlingsaktiviteter: Utformning och genomförande av målinriktade marknadsföringskampanjer baserade på kundprofiler, utförande av marknadsanalyser i syfte att förbättra produkter och tjänster, samt utvärdering och optimering av marknadsföringsinsatser.

Kundservice
Rättslig grund: Fullgörande av avtal och berättigat intresse
Behandlingsaktiviteter: Handläggning och resolution av kundärenden samt kvalitetsförbättring av kundsupport genom systematisk ärendeanalys.

Produkt- och tjänsteutveckling
Rättslig grund: Berättigat intresse
Behandlingsaktiviteter: Analys av kundåterkoppling och användarmönster för produktförbättring samt genomförande av produkt- och tjänsteutvärderingar.

Regelefterlevnad och säkerhet
Rättslig grund: Rättslig förpliktelse och berättigat intresse
Behandlingsaktiviteter: Uppfyllande av lagstadgade skyldigheter inom redovisning och beskattning samt implementering av förebyggande åtgärder mot bedrägeri och andra olagliga aktiviteter.

5. Personuppgifter som behandlas

Work Safe i Sverige AB samlar endast in de personuppgifter från den registrerade som är relevanta och nödvändiga för de ändamål som beskrivs i denna integritetspolicy. Följande uppgifter behandlas om registrerade:

Grundläggande personuppgifter: Namn, adress (fakturering och leverans), telefonnummer, e-postadress och företagsnamn (vid företagskunder).

Kontoinformation och köphistorik: Inloggningsuppgifter (användarnamn, krypterat lösenord) samt köp- och orderhistorik.

Ekonomisk och transaktionsrelaterad data: Faktureringsinformation och transaktionshistorik.
Notera: Personnummer och fullständiga betalkortsuppgifter lagras inte direkt av oss utan hanteras av auktoriserade tredjepartsleverantörer av betaltjänster.

Marknadsförings- och prospektdata: Kontaktuppgifter från formulärinskick (t.ex. lead-generering), företagsinformation (vid B2B-interaktioner), samtycken och preferenser för marknadsföring samt statistik över e-postengagemang (öppningar, klick etc.).

Digitala identifierare och tekniska metadata: IP-adress, cookieinformation och enhetsinformation (webbläsare, operativsystem).

Kundserviceärenden och kommunikationshistorik: Kommunikationshistorik (t.ex. e-post, chatt, telefonsamtal) och ärendehanteringsuppgifter.

Samtyckeshantering och preferenser: Dokumentation av givna samtycken samt registrering av begäranden gällande dataskyddsrättigheter.

Interaktionsdata från sociala medier: Information från offentliga profiler vid interaktion via sociala plattformar.

Tredjepartsinhämtad information: Relevant information från samarbetspartners och tjänsteleverantörer.

6. Personuppgifternas lagringstid

Work Safe i Sverige AB behandlar personuppgifterna i upp till 24 månader efter senaste kundaktivitet för generella kunduppgifter och marknadsföringsändamål. För transaktionsrelaterade uppgifter sparas information i 7 år i enlighet med bokföringslagen (1999:1078). Efter dessa perioder raderar eller anonymiserar vi uppgifterna inom 30 dagar i enlighet med våra raderingsprocesser.

Vi kan vara skyldiga att behandla vissa av de personuppgifter som finns i registret under en längre tid än vad som anges ovan för att uppfylla lagstiftning eller myndighetskrav.

7. Den registrerades rättigheter

Som registrerad har du följande rättigheter enligt dataskyddsförordningen (GDPR):

Rätt att få tillgång till personuppgifter: Du har rätt att få en bekräftelse på om dina personuppgifter behandlas och, om de behandlas, rätt att få en kopia av dina personuppgifter.

Rätt att rätta uppgifter: Du har rätt att begära att ofullständiga och felaktiga personuppgifter som rör dig rättas. Du har också rätt att komplettera ofullständiga personuppgifter genom att skicka in de nödvändiga tilläggsuppgifterna.

Rätt att radera uppgifter: Du har rätt att begära radering av dina personuppgifter. Detta gäller bland annat när personuppgifterna inte längre behövs för de ändamål för vilka de samlats in, eller när personuppgifterna har behandlats på ett olagligt sätt, eller om du återkallat det samtycke som behandlingen grundas på.

Rätt till begränsning av behandling: Du har rätt att begära begränsning av behandlingen av dina personuppgifter bland annat om du invänder mot korrektheten av uppgifterna eller anser att behandlingen strider mot lag.

Rätt att göra invändningar: Du har rätt att invända mot behandling som grundar sig på ett berättigat intresse. Om personuppgifterna behandlas för direkt marknadsföring har du alltid rätt att när som helst invända mot behandlingen av dina personuppgifter för sådan marknadsföring, inklusive profilering av sådan direkt marknadsföring.

Rätt att återkalla samtycke: Du har rätt att när som helst återkalla ditt samtycke till behandlingen utan att det påverkar lagenligheten av den behandling som tidigare utförts med stöd av samtycket.

Rätt att flytta personuppgifter (dataportabilitet): Du har rätt att få ut de personuppgifter som rör dig, samt de personuppgifter som du själv har lämnat in. Personuppgifterna ska lämnas ut i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format. Du har vidare rätt att överföra dessa uppgifter till en annan personuppgiftsansvarig.

Rätt att lämna in klagomål till tillsynsmyndigheten: Den nationella tillsynsmyndigheten för frågor som rör personuppgifter är Integritetsskyddsmyndigheten (IMY). Du har rätt att överlåta ditt ärende till tillsynsmyndigheten om du anser att behandlingen av dina personuppgifter bryter mot gällande lagstiftning.

8. Principer för skydd av personuppgifter

Work Safe i Sverige AB behandlar personuppgifter på ett sätt som syftar till att garantera personuppgifternas ändamålsenliga säkerhet, inklusive skydd mot otillåten behandling och oavsiktligt försvinnande, förstörande eller skada. Vi använder lämpliga tekniska och organisatoriska skyddsåtgärder för att säkerställa detta syfte, inbegripet:

• Användning av brandväggar och krypteringsteknik
• Säkra utrymmen för utrustning
• Lämplig åtkomstkontroll
• Noggrann hantering av användarnamnen för informationssystem
• Regelbunden utbildning och vägledning av personal som deltar i behandlingen av personuppgifterna
• Regelbundna säkerhetsgranskningar och uppdateringar av våra system

9. Tredje Part och dataöverföringar

Work Safe i Sverige AB kan dela personuppgifter med följande kategorier av tredje parter:

Tjänsteleverantörer: Vi använder externa tjänsteleverantörer för att utföra vissa funktioner, såsom hosting, dataanalys, betalningshantering och kundtjänst. Dessa leverantörer har tillgång till personuppgifter endast för att utföra dessa funktioner på våra vägnar och är skyldiga att inte använda dem för andra ändamål. Specifika tjänsteleverantörer inkluderar:

• Nets: För betalningshantering, inklusive alla betalalternativ.
• Orderland: För hosting och teknisk support.
• Google Analytics: För webbplatsanalys och användarstatistik.
• Hotjar: För analys av användarinteraktion på vår webbplats.
• Upsales: För hantering av lead-generering och marknadsföringsaktiviteter.
• WooCommerce: För e-handelsplattform och orderhantering.
• YouTube: För inbäddade instruktionsvideor på vår webbplats.

Samarbetspartners: I vissa fall kan vi dela personuppgifter med samarbetspartners för att leverera gemensamma tjänster eller produkter.

Myndigheter: Vi kan dela personuppgifter med myndigheter om vi är skyldiga att göra det enligt lag eller om vi i god tro anser att sådan åtgärd är nödvändig för att (a) följa en juridisk skyldighet, (b) skydda och försvara våra rättigheter eller egendom, eller (c) agera i brådskande situationer för att skydda den personliga säkerheten för användare av våra tjänster eller allmänheten.

Företagsöverlåtelser: Om Work Safe i Sverige AB är involverat i en fusion, förvärv eller försäljning av alla eller en del av sina tillgångar, kan dina personuppgifter överföras som en del av den transaktionen. Vi kommer att meddela dig via e-post och/eller ett framträdande meddelande på vår webbplats om någon sådan förändring i ägarskap eller användningen av dina personuppgifter.

Dataöverföringar utanför EU/EES

Work Safe i Sverige AB kan i vissa fall överföra personuppgifter till mottagare utanför EU/EES. När sådana överföringar sker, vidtar vi särskilda åtgärder för att säkerställa att dina personuppgifter skyddas i enlighet med gällande dataskyddslagstiftning, särskilt kapitel V i GDPR. Vi genomför dessa överföringar endast när minst ett av följande villkor är uppfyllt:

• EU-kommissionens beslut om adekvat skyddsnivå: Om EU-kommissionen har beslutat att det mottagande landet säkerställer en adekvat skyddsnivå för personuppgifter.
• Standardavtalsklausuler (SCC): Vi använder de av EU-kommissionen godkända standardavtalsklausulerna i våra avtal med mottagare utanför EU/EES. Dessa klausuler ger lämpliga skyddsåtgärder för dina personuppgifter.
• Bindande företagsbestämmelser (BCR): Om tillämpligt, kan vi använda godkända bindande företagsbestämmelser inom vår företagsgrupp för att säkerställa adekvat skydd vid överföringar.
• Undantag för särskilda situationer: I vissa fall kan vi överföra data baserat på undantag som anges i artikel 49 i GDPR, såsom ditt uttryckliga samtycke eller när överföringen är nödvändig för att fullgöra ett avtal med dig.

För varje överföring utanför EU/EES genomför vi en bedömning av mottagarlandets lagstiftning och praxis för att säkerställa att dina rättigheter och friheter respekteras. Om vi bedömer att mottagarlandet inte erbjuder en skyddsnivå som är väsentligen likvärdig med den inom EU, vidtar vi ytterligare skyddsåtgärder eller avstår från överföringen.

Vi övervakar kontinuerligt rättsläget kring internationella dataöverföringar och uppdaterar våra rutiner och avtal i enlighet med nya riktlinjer och beslut från relevanta dataskyddsmyndigheter.
För mer information om vilka specifika skyddsåtgärder vi tillämpar för olika typer av överföringar, vänligen kontakta oss via de kontaktuppgifter som anges i avsnittet ”Kontakta oss” i denna policy.

Vi delar aldrig personuppgifter med tredje parter för deras egna marknadsföringsändamål utan ditt uttryckliga samtycke.

10. Profilering och automatiserat beslutsfattande

Profilering

Behandling av personuppgifter innefattar profilering. Med profilering avses automatiserad behandling av personuppgifter för att analysera eller förutsäga aspekter avseende den registrerades personliga preferenser, intressen, beteende, och köpmönster.

Vi använder profilering för följande ändamål:

Personalisering av användarupplevelsen: Vi samlar in och analyserar uppgifter om ditt beteende på vår webbplats, dina tidigare köp, och dina interaktioner med vårt innehåll för att kunna anpassa din upplevelse och visa produktrekommendationer som är relevanta för dig.

Anpassad marknadsföring: Baserat på din profil riktar vi direktmarknadsföring och annan kommunikation som motsvarar dina intressen. Detta kan inkludera personaliserade e-postutskick, riktade annonser på vår webbplats och på sociala medier.

Analys och affärsutveckling: Vi använder aggregerad och anonymiserad data från profilering för att analysera trender, förbättra vårt produktutbud, och optimera vår verksamhet.

Förbättrad kundservice: Profilering hjälper oss att bättre förstå våra kunders behov och preferenser, vilket gör att vi kan erbjuda mer relevant och personlig kundservice.

Du har rätt att när som helst invända mot profilering som används för direktmarknadsföring. Du har också rätt att få information om logiken bakom profileringen och dess konsekvenser för dig. För att utöva dessa rättigheter, vänligen kontakta oss via de kontaktuppgifter som anges i avsnittet ”Personuppgiftsansvarig” i denna policy.

Vi vidtar lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa att profileringen utförs på ett sätt som minimerar risken för felaktiga bedömningar och diskriminering. Vi utvärderar regelbundet våra profileringsmetoder för att säkerställa att de är rättvisa, transparenta och inte leder till oönskade konsekvenser för dig som användare.

Automatiserat beslutsfattande

I vissa fall använder vi automatiserat beslutsfattande, vilket kan ha rättsliga följder eller på liknande sätt i betydande grad påverka dig. Detta sker i följande situationer:

Kreditvärdighetsbedömning: Vid köp på kredit kan ett automatiserat system bedöma din kreditvärdighet baserat på din köphistorik och andra relevanta faktorer.
Möjliga konsekvenser: Godkännande eller avslag av kreditansökan.
Skyddsåtgärder: Möjlighet att begära manuell granskning av beslutet.

Bedrägeridetektering: Automatiserade system analyserar transaktioner för att identifiera potentiellt bedrägligt beteende.
Möjliga konsekvenser: Tillfällig blockering av konto eller transaktion.
Skyddsåtgärder: Omedelbar notifiering och möjlighet till snabb manuell verifiering.

Du har rätt att invända mot automatiserat beslutsfattande och begära manuell granskning av beslut som har fattats på detta sätt. För att utöva denna rätt, vänligen kontakta oss via de kontaktuppgifter som anges i avsnittet ”Personuppgiftsansvarig” i denna policy.

11. Cookies och liknande tekniker

Work Safe i Sverige AB använder cookies och liknande tekniker på vår webbplats. Cookies är små textfiler som placeras på din enhet när du besöker vår webbplats. De hjälper oss att förbättra din upplevelse och att förstå hur vår webbplats används.

Typer av cookies vi använder:

• Nödvändiga cookies: Dessa är väsentliga för att webbplatsen ska fungera korrekt.
• Funktionella cookies: Dessa förbättrar funktionaliteten på webbplatsen baserat på dina val.
• Analys- och prestandacookies: Dessa hjälper oss att förstå hur besökare interagerar med webbplatsen.
• Marknadsföringscookies: Dessa används för att visa relevanta annonser och mäta effektiviteten av våra marknadsföringskampanjer.

Du kan hantera dina cookie-inställningar genom att ändra din webbläsares inställningar eller genom att använda cookiebannern i det vänstra hörnet i botten av sidan. Observera att om du väljer att blockera vissa typer av cookies kan det påverka din upplevelse av vår webbplats och de tjänster vi kan erbjuda.

För mer detaljerad information om de specifika cookies vi använder och hur du kan hantera dem, vänligen besök vår separata cookiepolicy på vår webbplats.

12. Ändring av integritetspolicyn

Work Safe i Sverige AB utvecklar kontinuerligt sin verksamhet och kan därför behöva uppdatera och ändra denna integritetspolicy efter behov. Ändringarna kan även baseras på förändringar i dataskyddslagstiftningen.

Om ändringarna inkluderar nya ändamål för behandlingen av personuppgifter, eller policyn på annat sätt ändras avsevärt, meddelar vi om ändringarna i förväg och begär vid behov samtycke av de registrerade.

Vi rekommenderar att du regelbundet granskar denna integritetspolicy för att hålla dig informerad om hur vi skyddar dina personuppgifter.

13. Kontakta oss

Om du har några frågor om denna integritetspolicy, behandlingen av dina personuppgifter eller vill utöva dina rättigheter enligt dataskyddsförordningen, vänligen kontakta oss:

Work Safe i Sverige AB
Att: Dataskyddsansvarig
Bergkällavägen 23
192 79 Sollentuna
E-post: info@worksafesverige.se

14. Giltighet

Denna integritetspolicy gäller från och med 2024-09-09 och ersätter alla tidigare versioner.

1. Inledning
2. Definitioner
3. Personuppgiftsansvarig
4. Grund och ändamål för behandlingen av personuppgifter
5. Personuppgifter som behandlas
6. Personuppgifternas lagringstid
7. Den registrerades rättigheter
8. Principer för skydd av personuppgifter
9. Tredje Part och dataöverföringar
10. Profilering och automatiserat beslutsfattande
11. Cookies och liknande tekniker
12. Ändring av integritetspolicyn
13. Kontakta oss
14. Giltighet